¿Demasiadas cosas en la cabeza? Así es como los líderes productivos lo resuelven con el método GTD de David Allen

 

Por Ariel Rosas, Consultor de Negocios

Durante más de una década trabajé en entornos corporativos donde mi función, formalmente, era la de vendedor. Pero en la práctica, también era coordinador, analista, gestor de crisis y hasta “traductor” entre áreas técnicas y clientes.
Además de vender, daba seguimiento a proyectos en ejecución, coordinaba proveedores, ajustaba propuestas, atendía cuentas claves y respondía decenas de mensajes al día. Estaba en todas partes… menos en el foco.

Ese desorden, normalizado como “parte del trabajo”, empezó a pasar factura. Me costaba cerrar iniciativas importantes, no dormía bien, y cada día comenzaba con una sensación de deuda mental difícil de explicar.

Todo cambió cuando encontré una metodología. 

Cuando más ocupados estamos, peor pensamos

El libro Organízate con eficacia propone un punto de partida que me hizo cuestionar mi forma de trabajar.  “Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.”

A partir de ahí entendí que no estaba fallando por falta de esfuerzo. Estaba exigiéndole a mi mente que hiciera algo para lo cual no está diseñada: recordar, priorizar, clasificar y decidir… todo al mismo tiempo y bajo presión.

El método GTD (Getting Things Done) ofrece una solución simple pero poderosa: vaciar tu mente y construir un sistema confiable fuera de ella.

Lo que apliqué del método GTD en el día a día

1. Capturar: Anotar todo. Sin filtrar. Desde tareas operativas hasta ideas futuras o temas personales.

2. Aclarar: Preguntarme si eso requería una acción, si podía delegarlo, o si debía archivarlo.

3. Organizar: Clasificar por contexto (llamadas, reuniones, seguimientos, personal).

4. Reflexionar: Reservar 30 minutos cada semana para revisar, reorganizar y planificar.

5. Ejecutar: Elegir con intención. Aprendí a preguntarme: ¿qué es lo más relevante que puedo hacer ahora con la energía y tiempo que tengo?

Este enfoque me permitió recuperar claridad, tomar decisiones con más seguridad y dejar de reaccionar constantemente a lo urgente.

Casos que me han confirmado su impacto

He compartido esta metodología con otros profesionales, y el impacto ha sido inmediato.

Mariana, fundadora de una startup tecnológica en México, me dijo:
"Antes, todo estaba en mi cabeza. GTD me obligó a poner cada cosa en su lugar. Mis proyectos fluyen, y ya no siento que vivo en modo crisis."

Andrés, consultor independiente en Panamá, implementó el sistema en su rutina diaria:
"Capturar y clasificar cambió mi enfoque. Antes empezaba 10 cosas y no terminaba ninguna. Ahora cierro con claridad."

Ideas prácticas que David Allen recomienda para iniciar

• Haz una “captura total”: escribe todo lo que tengas en mente, sin importar cuán pequeño sea.

• Aplica la regla de los 2 minutos: si algo puede hacerse en menos de 2 minutos, hazlo de inmediato.

• Crea listas por contexto: tareas para cuando estés en el celular, en la oficina, frente a la computadora, etc.

• Agenda una revisión semanal fija: sin este paso, cualquier sistema colapsa.

Allen insiste en que el poder de GTD no está en hacer más, sino en decidir mejor. No se trata de eficiencia. Se trata de enfoque.

Redefinir lo productivo

Aplicar GTD no resolvió todos mis problemas, pero sí cambió la forma en que los enfrento. Hoy entiendo que la productividad no se trata de tener la agenda llena, sino de tener la mente despejada.
Menos listas infinitas. Más claridad.
Menos urgencia. Más dirección.

Referencias:

• David Allen, Organízate con eficacia

• Sintetia – David Allen y el culto al GTD

• Testimonios reales compartidos en sesiones privadas